Eine Pharmakovigilanz-Inspektion dient der Überprüfung des Zulassungsinhabers auf Vorhandensein von Einrichtungen, Prozessen und Kompetenzen, welche für ein funktionierendes Pharmakovigilanz-System notwendig sind, des Weiteren zur Identifizierung von möglichen Gesundheitsrisiken für die Öffentlichkeit und resultierend daraus die Umsetzung entsprechender Maßnahmen.

Das Institut Überwachung der AGES Medizinmarktaufsicht führt im Auftrag des Bundesamts für Sicherheit im Gesundheitswesen periodisch Inspektionen von Pharmakovigilanz-Systemen in Österreich durch, um die Einhaltung der österreichischen und europäischen Pharmakovigilanz-Regelungen zu überprüfen.

Periodische Betriebsüberprüfungen gemäß AMG (GMDP, PV), TAMG (GMDP, PV), BSG, GSG und SMG werden über das eService Inspektionen & Überwachung abgewickelt. Hier kann derzeit im Einzelfall nach Rücksprache noch abgewichen werden.

Der Zulassungsinhaber einer Arzneispezialität ist verpflichtet, ein funktionierendes gesetzes-konformes Pharmakovigilanz-System für seine Arzneispezialitäten zu betreiben und für Arzneimittel-bezogene Notfälle mit Gesundheitsrisiko auch außerhalb der Bürozeiten eine zeitnahe und adäquate Reaktion sicherzustellen. Dabei besteht keine unmittelbare Verpflichtung dem Patient:innen oder Kund:innen eine direkte Kontaktaufnahme rund um die Uhr zu ermöglichen, jedoch muss im Notfall für diesen eindeutig ersichtlich sein, wie vorzugehen ist (z.B. durch Einrichten einer Mailbox oder einer eindeutig erkennbaren, regelmäßig abgerufenen PV Email-Adresse).

Die gesetzliche Basis für die Betreibung eines Pharmakovigilanzsystem und die Überprüfung der Vorgaben durch das BASG liefert das österreichische Arzneimittelgesetz (AMG) sowie die Verordnung (EU) 2019/6 des europäischen Parlaments und des Rates über Tierarzneimittel bzw. das österreichische Tierarzneimittelgesetz (TAMG). Weiters ist in diesen Dokumenten der Bezug zu den Leitlinien über die gute Praxis im Bereich der Pharmakovigilanz (Good Pharmacovigilance Practices, GVP bzw. Veterinary good pharmacovigilance practices, VGVP) hinterlegt. 
Siehe dazu auch: Weiterführende Informationen

Seit dem 1. Februar 2016 sind Änderungen bei der Zusammenfassung des Pharmakovigilanz-Systems und Änderungen die QPPV betreffend (einschließlich Kontaktdaten) und / oder Änderungen am Speicherort des Pharmacovigilance System Masterfiles (PSMF) den Behörden nur noch über die Artikel 57 Datenbank mitzuteilen. Seit diesem Zeitpunkt müssen keine regulatorischen Änderungen bei der Behörde mehr eingereicht werden. Die Änderungen der Daten (QPPV, PSMF) sollten in der Artikel 57 Datenbank unverzüglich aktualisiert werden, um eine kontinuierliche Überwachung durch die zuständigen Behörden zu ermöglichen.

Aus praktischen Gründen empfiehlt es sich, eine lokale Kontaktperson für den Bereich Pharmakovigilanz zu benennen und diese auch der Behörde bekanntzugeben (erfolgt mittels informellem Schreiben oder E-Mail an das BASG / AGES Medizinmarktaufsicht). Das österreichische Arzneimittelgesetz räumt der Arzneimittelbehörde die Möglichkeit ein, die offizielle Benennung einer zusätzlichen, lokal ansässigen, für die Pharmakovigilanz verantwortlichen Person (nationaler Pharmakovigilanzverantwortlicher) zu verlangen. Dies erfolgt jedoch nur in begründeten Situationen, die ein solch gesondertes Vorgehen/Konstrukt erforderlich machen.

Das Hauptaugenmerk von Pharmakovigilanz-Inspektionen liegt auf Zulassungsinhabern, die ihre PV-Stammdokumentation in Österreich lagern. Das komplette, aktuelle PSMF wird vom BASG routinemäßig als Vorbereitungsdokumentation zur Inspektion angefordert. Inhalt und Aktualität des PSMF stellen die Basis jeder PV-Systeminspektion dar.

Zusätzlich ist das BASG aber verpflichtet, alle Zulassungsinhaber in Österreich periodisch zu inspizieren. Lokale Niederlassungen eines Großkonzerns müssen zum Zeitpunkt der Inspektion Zugang zu den inspektionsrelevanten Teilen des PSMF in vollständiger und aktueller Form haben.

Die Auswahl von Kandidaten erfolgt dabei nach einem risikobasierten Ansatz. Auswahlkriterien sind dabei z.B. das Ausmaß der tatsächlichen Pharmakovigilanz-Aktivitäten in Österreich (Fallzahl/PSUR-Statistik), Auflagen aus RMPs, erbrachte bzw. in Anspruch genommene Dienstleistungen etc.

Rückmeldungen aus anderen Bereichen des Inspektorats bzw. aus den Instituten Zulassung & Lifecycle Management bzw. Begutachtung & Analytik können dazu beitragen, dass ein Zulassungsinhaber für eine Inspektion ausgewählt wird.

Es werden Routine-Inspektionen und Anlass-bezogene Inspektionen unterschieden. Bei Routine-Inspektionen wird untersucht, ob das PV-System des Zulassungsinhabers grundsätzlich dazu geeignet ist, die PV-Verpflichtungen zu erfüllen. Bei Anlass-bezogenen Inspektionen wird das PV-System mit Bezug auf bestimmte Fragestellungen untersucht (z.B. bei Nicht-Erfüllung von Meldeverpflichtungen, größeren Änderungen des Systems etc.).

Bei geplanten Inspektionen wird der Zulassungsinhaber etwa 6 Wochen vorher über die beabsichtigte Inspektion schriftlich benachrichtigt. Diese Benachrichtigung enthält eine Agenda, die geschätzte Dauer und eine Aufforderung zur elektronischen Übermittlung der grundlegenden Pharmakovigilanz Unterlagen bis spätestens 2 Wochen vor dem geplanten Termin. Die Unterlagen dienen zur Planung und Vorbereitung der Inspektion.

Die Inspektion beginnt mit einem Eröffnungsgespräch, bei dem weitere Einzelheiten über den Verlauf geklärt werden können. Während der Inspektion wird verantwortliches Personal befragt und es wird Einsicht in Dokumente und Datenbanken genommen. Am Ende werden in einem Abschlussgespräch die aufgefundenen Mängel mündlich mitgeteilt. Bereits auf dieser Ebene können eventuelle Missverständnisse ausgeräumt oder Erklärungen abgegeben werden.

Nach 4 Wochen erhält der Zulassungsinhaber einen vorläufigen Inspektionsbericht, der innerhalb von weiteren 4 Wochen kommentiert werden muss. In dem vorläufigen Bericht wird der Zulassungsinhaber aufgefordert, einen Aktionsplan inklusive Zeitschiene für die Umsetzung von korrektiven und präventiven Maßnahmen zur Abstellung der aufgefundenen Mängel zu erstellen und den Inspektoren im Rahmen der Stellungnahme vorzulegen. Die Endfassung des Inspektionsberichtes, die ca. 4 Wochen nach Eingang der Stellungnahme versendet wird, enthält eine abschließende Bewertung des Pharmakovigilanz-Systems sowie ggf. Kommentare zum Aktionsplan. Das BASG behält sich vor, in bestimmten Fällen über eine Re-Inspektion die Umsetzung von Maßnahmen zur Abstellung der Mängel zu kontrollieren.

• Bearbeitungsstand
• Regulation (EU) 1235/2010
• Directive 2010/84/EU
• GVP Module
• Verordnung (EU) 2019/6 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. Dezember 2018 über Tierarzneimittel und zur Aufhebung der Richtlinie 2001/82/EG
• Durchführungsverordnung (EU) 2021/1281 der Kommission vom 2. August 2021 mit Bestimmungen zur Anwendung der Verordnung (EU) 2019/6 des Europäischen Parlaments und des Rates in Bezug auf die gute Pharmakovigilanz-Praxis sowie das Format, den Inhalt und die Zusammenfassung der Pharmakovigilanz-Stammdokumentation für Tierarzneimittel (Text von Bedeutung für den EWR)
• Veterinary good pharmacovigilance practices (VGVP) | European Medicines Agency (EMA)